ما هي خدمة دفترة؟
دفترة هو برنامج عربي من أفضل البرامج لإدارة نشاطاتك المحاسبية ومتابعة الأرباح والمصاريف وإصدار الفواتير وعروض الأسعار لعملائك، إدارة المخازن ومنتجاتك ومتابعة حركة الأصناف وإعداد طلبات الشراء وإجراء عمليات الجرد بسهولة تامة، إدارة العملاء والمنظمات والشركاء والبائعين والموردين ومتابعتهم وحفظ سجلات الاتصال بهم، تابع كل عملاؤك وموظفيك من مكان واحد، وتابع تاريخ مراسلاتك معهم والمشاريع والفرص.
خطوات الربط مع دفترة:
يتم الربط مع دفترة عبر مرحلتين:
- التسجيل في منصة دفترة
- ربط حسابك على دفترة بمتجرك على سلة
المرحلة الأولى: التسجيل في منصة دفترة
1. ادخل إلى منصة دفترة، ثم اضغط (إنشاء حساب مجاني)
2. ادخل بيانات متجرك، ثم اضغط (إنشاء حساب)
على سبيل المثال:
ملاحظة هامة: يجب إدخال صفحة الدخول بدقة، ويُفضل أن تتطابق مع مجال متجرك؟
3. ستظهر رسالة تؤكد نجاح التسجيل، كما في الشكل:
ادخل معلومات الحساب (الاسم، الهاتف، الجوال، شعار المتجر، الرقم الضريبي،..)، واضغط (التالي)
4. في حال كنت متأكد من اسم الحساب والمجال الذي اخترته اضغط (نعم، تابع)، وإلا يمكنك العودة للصفحة السابقة وتغيير اسم الحساب.
أصبح حسابك على دفترة جاهز للربط مع متجرك على سلة
المرحلة الثانية: ربط حسابك على دفترة بمتجرك على سلة
1. من القائمة الجانبية للوحة التحكم، اضغط على (التطبيقات المثبتة).
2. من تطبيق دفترة، اضغط (إعدادات التطبيق).
يجب تثبيت التطبيق في حال لم يكن التطبيق مثبت في متجرك، لمزيد من التفاصيل حول تثبيت تطبيق من متجر تطبيقات سلة
3. من تبويب بيانات الربط، اضغط (تفعيل الربط).
4. من تويب تسجيل الدخول، ادخل البريد الإلكتروني الذي سجلت فيه بمنصة دفترة، وكلمة المرور، ثم اضغط (تسجيل الدخول).
تحلى ببعض الصبر ريثما يتم ربط متجرك بحسابك على دفترة.
وعند تمام الربط تظهر لك رسالة:
الأسئلة الشائعة
سنتناول الإجابة عن الأسئلة الشائعة التالية:
- ما هو مجال العمل في دفترة؟
- ما هي مميزات دفترة؟
- ما معنى الخيارات المتاحة عند تفعيل الربط مع دفترة؟
- هل تتم مزامنة المخزون بين متجري على سلة وحسابي على دفترة بشكل تلقائي؟
- ما هي المعلومات التي يتم نقلها ضمن الطلب من متجري على سلة وحسابي على دفترة؟
- كيف تتم مزامنة الطلبات بين متجري على سلة مع حسابي على دفترة ؟
- في حال ألغيت الربط بين متجري على سلة مع حسابي على دفترة ثم اعدت الربط بينهما، كيف يتم التعامل مع الطلبات التي تم ترحيلها سابقاً؟
- كيف يمكنني التأكد من نجاح أو فشل عملية ترحيل الطلب إلى دفترة؟
- هل ستتم المزامنة التلقائية للطلبات التي سبقت الربط بين متجري على سلة مع حسابي على دفترة ؟
ما هو مجال العمل في دفترة؟
- برنامج إدارة شركات الإنشاء و الإستثمار العقارى
- برنامج إدارة مراكز الصيانة والورش
- برنامج إدارة مراكز الصيانة و الدعم الفنى
- برنامج إدارة مراكز الترجمة
- برنامج إدارة المكاتب القانونية و الإستشارية والمحاماة
- برنامج إدارة المراكز التعليمية
- برنامج إدارة المدارس والحضانات
- برنامج إدارة الجيم و مراكز اللياقة و النوادى الصحية
- برنامج إدارة العيادات والمراكز الطبية
ما هي مميزات دفترة؟
- إدارة وتتبع الفواتير
- سجل كامل للعمليات على الفواتير
- إنشاء وإدارة عروض الأسعار
- طبع الفواتير أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني
- إنشاء فواتير بشكل آلي ودوري
- إنشاء وإدارة مخزنك ومنتجات
- متابعة العملاء
- واجهة مستخدم خاصة لعملائك
- تتبع عمليات الدفع
- وسائل دفع مختلفة
- إمكانية إضافة فريق عمل
- التحكم في صلاحيات فريق عملك
- متابعة الدخل والمصروفات
- متابعة ساعات العمل والتقارير
- تقارير مالية و ضريبية
- إنشاء فواتير وتعديلها لتناسب عملك
- قوالب و نماذج الفواتير
- إمكانية إضافة أكثر من عملة وضريبة
- رسائل بريد مخصصة
- تصدير بياناتك و استيرادها
- دفعات مقدمة وجزئية
- إدارة المخازن
- البحث عن المنتج بالباركود
- الموردين وطلبات الشراء
ما معنى الخيارات المتاحة عند تفعيل الربط مع دفترة؟
لدينا خيارين عند تفعيل الربط مع دفترة، وهما:
- خيار إنشاء فواتير مالية عند إرسال الطلب إلى دفترة
في حال:
- تعيين خيار (إنشاء فواتير مالية عند إرسال الطلب إلى دفترة) سيتم ترحيل الطلب وترحيل فاتورة الطلب إلى دفترة، وستظهر بالحالة (مدفوعة).
- عدم تعيين خيار (إنشاء فواتير مالية عند إرسال الطلب إلى دفترة) سيتم ترحيل الطلب فقط، وسيظهر بالحالة (غير مدفوعة) في دفترة.
ملاحظة: ستظهر الفواتير المرتجعة بحالة (مدفوعة، مرتجع) في دفترة.
- خيار تحديد حساب عميل إفتراضي
- في حال عدم تعيين خيار (تحديد عميل افتراضي) سيتم ترحيل الطلبات متضمنة بيانات العملاء.
- في حال تعيين خيار (تحديد عميل افتراضي) سيتم ترحيل الطلبات كلها ببيانات عميل افتراضي واحد.
هل تتم مزامنة المخزون بين متجري على سلة وحسابي على دفترة بشكل تلقائي؟
لا يتم مزامنة مخزون متجري على سلة مع حسابي على دفترة، وإنما هناك طريقة تعامل مختلفة لدفترة مع المخزون بناء على الهيكل المحاسبي المعتمد لديهم.
لمزيد من التفاصيل حول أي استفسار تواصل من حسابك مع الدعم الفني لدفترة.
ما هي المعلومات التي يتم نقلها ضمن الطلب من متجري على سلة وحسابي على دفترة؟
- بيانات العميل
- بيانات المنتج
- الكمية المشترى في الطلب
- نسبة ضريبة القيمة المضافة على المادة (يتم حساب قيمة الضريبة المضافة وفق نموذج عمليات دفترة المعتمد)
كيف تتم مزامنة الطلبات بين متجري على سلة مع حسابي على دفترة ؟
تتم المزامنة بإحدى طريقتين:
- مزامنة تلقائية
يجب أن تكون حالة الطلب (تم التنفيذ) حصراً حتى يتم مزامنته تلقائياً. لذلك إذا انتقلت بحالة طلبك من (جار التنفيذ) إلى (تم الشحن) بدون المرور بحالة (تم التنفيذ) فلن تتم مزامنته.
- مزامنة يدوية
من صفحة الطلبات، حدد الطلبات التي تريد إرسالها إلى حسابك على دفترة.
من قائمة (تحرير سريع)، اضغط (إرسال الطلب إلى) ثم (دفترة).
بعد التأكد من أرقام الطلبات التي تريد إرسالها إلى دفترة، اضغط (نعم)
ملاحظة هامة:
تأخذ عملية المزامنة بضع ثواني في الحالة العادية، ولكن قد تحتاج عملية المزامنة عدة دقائق في حال وجود ضغط عمليات، لذلك تحلى بالصبر ولا تقوم بإصدار أمر مزامنة قبل أن يصلك إشعار بفشل العملية وسبب هذا الفشل حتى لا تتضاعف سجلات الطلبات في حسابك على دفترة.
في حال ألغيت الربط بين متجري على سلة مع حسابي على دفترة ثم اعدت الربط بينهما، كيف يتم التعامل مع الطلبات التي تم ترحيلها سابقاً؟
بالنسبة للطلبات التي تمّ ترحيلها قبل فك الربط لن يتم ترحيلها تلقائياً بعد إعادة، ولكن عليك الانتباه من إعادة ترحيلها يدوياً بعد إعادة الربط، لأن هذا الترحيل قد ينتج عنه مضاعفة الطلب في حسابك على دفترة، في هذه الحالة تواصل مع الدعم الفني لدفترة لتجاوز المشكلة.
كيف يمكنني التأكد من نجاح أو فشل عملية ترحيل الطلب إلى دفترة؟
من خلال الضغط على الطلب المراد التأكد من ترحيله، ومراجعتة سجل الطلب الموجود في أسفل صفحة الطلب للتأكد من نجاح الترحيل.
علماً انه عند فشل ترحيل الطلب يتم توضيح سبب فشل ترحيل الطلب، كما في الشكل:
هل ستتم المزامنة التلقائية للطلبات التي سبقت الربط بين متجري على سلة مع حسابي على دفترة ؟
لا يتم المزامنة تلقائياً للطلبات التي سبقت عملية الربط، وعليك إجراء المزامنة يدوياً في هذه الحالة للطلبات التي تسبق عملية الربط.